Virtuaalinen strategiakisa — Case Helsingin Satama

”Hauska ja uudenlainen tapa tehdä asioita” – Helsingin Sataman virtuaalipeli paljasti piileviä lahjakkuuksia ja tuotti uusia ideoita

Miten luoda yhteishenkeä ja tarjota henkilöstölle epämuodollisia kohtaamisia korona-aikana? Muutostaidon kanssa virtuaalisesti toteutettu peli onnistui yli odotusten Helsingin Satamassa.

Koronan takia Helsingin Satama Oy:n työntekijät ovat eläneet jo pitkälti toista vuotta enimmäkseen etätyöelämää, ilman epävirallisia spontaaneja kohtaamisia.

”Viime keväänä mietimme, miten voisimme tässä tilanteessa lisätä yhteisöllisyyttä ja vapaamuotoisempaa kanssakäymistä työntekijöiden ja eri osastojen välillä. Miten saisi vähän sekoitettua pakkaa, kun keskustelut kahviautomaatilla ovat jääneet pois”, kuvaa toimitusjohtaja Ville Haapasaari.

Toinen Helsingin Sataman tavoite oli konkretisoida uudehkoa strategiaa, joka kiteytyy kuuteen kärkihankkeeseen. Haapasaaren mukaan haluttiin lisätä työntekijöiden ymmärrystä näistä yritykselle keskeisistä hankkeista.
”Tavoitteena oli myös, että olisi kivaa. Etenkään uudet työntekijät eivät pääse integroitumaan yhteisöön mitenkään, jos ollaan jatkuvasti vain Teamsissa”, täydentää viestintäpäällikkö Eeva Hietanen.

Sataman silloinen HR-johtaja ehdotti kumppaniksi Muutostaitoa, jonka hän tiesi hallitsevan pelilliset kehittämismenetelmät. Haapasaari myöntää, että pieniä ennakkoluulojakin pelillistämistä kohtaan oli ilmassa.
”Vähän vierastimme, ettei kyseessä olisi vain muoti-ilmiö. Pohdimme monesta suunnasta, että hanke varmasti innostaisi mahdollisimman monia”, sanoo Haapasaari.

Kärkihankkeet pelin pohjana

Yhdessä Muutostaidon kanssa alettiin suunnitella pelin vaiheita ja sisältöä. Pohjana toimivat siis Helsingin Sataman kuusi kärkihanketta: saumaton matkustajakokemus, satama osana kaupunkia, kannattava kasvu, tehokkaat satamatoiminnot, kestävä kehitys sekä motivoituneet ja osaavat tekijät. Tehtävät liittyivät siihen, miten kärkihankkeita voisi edistää.
Kuten yleensäkin tällaisissa hankkeissa, Muutostaidon tehtävä oli seniorikonsultti Sabina Ågren-Hellmanin mukaan käsikirjoittaa ja luoda metodiikka.

”Mietimme yhdessä Sataman ryhmän kanssa, millaisia tehtäväkokonaisuudet voisivat olla ja millaisia heidän ihmisensä ovat. Luovuus, hauskuus ja heittäytyminen olivat tehtävissä se idea, samoin se että tehdään yhdessä ja tutustutaan toisiin”, sanoo Ågren-Hellman.

Peli rakennettiin lautapelimaiselle, mutta kokonaan virtuaaliselle digialustalle. Sitä voi käyttää sekä kännykällä että tietokoneella, ja sille voi ladata kuvia, videoita tai muuta materiaalia. ”Mukana oli erityyppisiä tehtäviä: osa oli tosi luovia, ja niissä sai tehdä esimerkiksi sarjakuvan tai videon, mutta oli myös kärkihankkeisiin liittyviä knoppikysymystehtäviä”, kuvaa Muutostaidon projektikoordinaattori Jetta Rouhiala.

Tapaamismuodon sai valita

Pelikokemus alkoi virtuaalisella kickoff-tilaisuudella, jossa osallistujat pääsivät tutustumaan toisiinsa. Tilaisuutta varten oli myös videoitu etukäteen kärkihankkeiden vastuuhenkilöiden esittelyt hankkeistaan.

Ryhmät saivat noin puolitoista kuukautta aikaa tehdä tehtävät ja tavata haluamassaan muodossa. Esimerkiksi toimitusjohtaja Haapasaaren ryhmä kokoontui sekä fyysisesti että virtuaalisesti ja kävi Länsiterminaalissa piirtämässä tulevaisuuden satamaa satamakentän asfalttiin.

Tiimien päälliköt latasivat suoritukset pelialustalle, ja Muutostaidon projektikoordinaattori seurasi niiden etenemistä.
”Kävimme arvioimassa tehtäviä parin päivän välein ja laitoin joukkueille henkilökohtaista palautetta – kaikki toteutukset olivat kehumisen arvoisia. Myös Sataman yhteyshenkilöille annoimme väliaikatietoja”, kertoo Jetta Rouhiala.

Maistiaisia tehtäväsuorituksista jaettiin Sataman intrassa, mikä piti sopivasti yllä kilpailuhenkeä ja kannusti muita ryhmiä omissa suorituksissaan. ”Kun välillä nähtiin, millaisia tuloksia toisilta ryhmiltä tuli, päättivät muutkin ryhtyä irrottelemaan. Kyseessähän oli peli ja tietynlainen kilpailu”, sanoo Hietanen.

Superhauskoja toteutuksia

Pelin lopuksi pidettiin päätöstilaisuus, jossa julistettiin kilpailun voittaja. Myös osallistujat saivat äänestää suosikkinsa – he päätyivät samaan tiimiin kuin tuomari.

”Videot olivat super hauskoja. Voittajaksi nousi hissipuhe, jossa piti kertoa kaupunkilaisille Satamasta – parikin joukkuetta oli tehnyt tämän hississä. Joukossa oli myös kekseliäitä ja mieleenpainuvia piirustustoteutuksia”, Rouhiala arvioi.

Pelin toteutustapa osoittautui siis menestykseksi ja tulokset ylittivät odotukset. Arvokkaimpana tuotoksensa Haapasaari pitää osallistujilta saatua positiivista palautetta. ”Palautteesta kerätyssä sanapilvessä isoimmaksi sanaksi nousi ’hauska’. Palautteen mukaan myös kärkihankkeet avautuivat uudella, kiinnostavalla tavalla”, kertoo Haapasaari.

Hietanen nostaa palautteesta esiin työkavereiden mahtavuutta kehuneet kommentit. Syvempää tutustumista edesauttoi se, että jo tehtävänanto ohjasi osallistujat kertomaan itsestään enemmän.

Alkuperäisten tavoitteiden lisäksi Haapasaaren mukaan saatiin bonuksena kiinnostavia idea-aihioita siitä, miten kärkihankkeita voisi edistää. ”Näitä hyviä ideoita löytyi aivan yllättäviltä tahoilta. Olemme käymässä niitä läpi johtoryhmän kanssa ja mietimme, mitä niitä voisi jatkokehittää. Kun firmassa seuraavan kerran uudistetaan strategiaa, tämä opetti että meillä on hirveän hyvää väkeä osallistettavaksi siihen työhön.”

Virtuaalisuus antaa mahdollisuuksia

Muutostaito kutsuu Helsingin Sataman kaltaisia pelejä Amazing Raceksi tunnetun tosi-tv-sarjan mukaan. Yritys on toteuttanut niitä paljon, mutta yleensä 5-6 tunnin livetapahtumana. Ågren-Hellman arvioi, että pitkä toteutusaika saattoi parantaa tehtävien suorituksia.

”Tämä oli siinä mielessä meille uutta, että peli toteutettiin täysin virtuaalisesti. Mekin jouduimme miettimään, miten laaditaan sellaiset tehtävät, jotka ovat toteutettavissa koronarajoitusten puitteissa.” Virtuaalisuus vapauttaa myös siitä, että kaikkien osallistujien pitää olla samaan aikaan samassa paikassa. Tämä tarjoaa uusia mahdollisuuksia myös koronan jälkeen.

”Jos ajatellaan vaikka kansainvälistä organisaatiota tai sellaista, jolla on lokaatiot ympäri Suomea, tämä mahdollistaa ihmisten tuomisen yhteen vaikka ollaan fyysisesti etäällä ja luo yhteisöllisyyttä”, sanoo Ågren-Hellman.